【まかせてHR】紙の採用・契約手続きをクラウド化。本社・店舗双方の負担を軽減
導入サービス
スター食堂株式会社
ご担当者 安田様 / 瀧上様 / 田家様
要約｜導入のポイント
・人事書類の紙運用をクラウド化
・採用・契約更新の進捗を本社・店舗で確認
・店長・調理長の負担を軽減し、契約更新月は各10時間以上削減
・会計ソフト連携で、数字のズレや確認ミスを抑制
京都で100年の歴史を持ち、17のレストランとデリカテッセンを展開するスター食堂株式会社様。多様な業態を運営するなかで、500名を超えるスタッフの採用・契約更新・情報管理には、紙ベース運用ならではの負担とリスクがありました。
そうしたなかで、すでに活用していた「まかせてネットEX」との連携も見据え、まかせてHRを導入。採用手続きや労働条件通知書のやり取りをクラウド化したことで、本社と店舗の確認業務が効率化され、運用面でも大きな手応えを感じています。
今回は、導入前の課題や導入の決め手、導入後の効果、今後の展望について伺いました。
導入前の課題
導入前は、店舗数が多く、500名を超えるスタッフの入れ替わりもあるなかで、履歴書や労働条件通知書などの紙書類が年々増加していました。
個人情報を含む書類を店舗と本社のあいだで紙ベースでやり取りしていたため、管理負荷が大きく、紛失リスクの面でも課題を感じていました。
特にマイナンバーは、取り扱いに慎重さが求められる情報であるだけに、紙で安全に管理し続けることに難しさを感じていました。
加えて、採用や契約更新に関わる手続きは煩雑になりやすく、進捗状況を全体として把握しにくい状況にありました。
導入の決め手は？
まかせてHRの導入を検討した背景には、すでにまかせてネットEXで売上管理や勤怠管理などを利用しており、ジャストプランニングの皆様との信頼関係が築けていたことがあります。
日頃から営業・サポートの対応が迅速で、こちらの要望にもきめ細かく向き合っていただいていたため、新たにHR領域での活用を進めるうえでも安心感がありました。
まかせてHRのパイロット企業として参画するご提案をいただき、人事関連業務の負担軽減につながるのであれば、ぜひ協力したいと考えたことが、導入の大きな後押しになりました。 これまでお伝えしてきた細かな要望にも真摯に対応していただいていたことから、実運用に即した形で導入を進められると判断しました。
導入後の効果について
■ 契約更新業務の効率化
導入によって、まず大きな効果を感じたのは、年に一度実施している約500名のアルバイトスタッフとの契約更新業務です。
当社にはPC業務を得意としない社員も多いため、運用開始前には一定の懸念もありましたが、既存で利用していた「まかせてネット」と近いUIであったことから、他社サービスを新たに導入する場合と比べても、現場への定着はスムーズだったと感じています。
また、店長や調理長にとっても、スタッフとの労働条件通知書のやり取りを紙で行うことは負担が大きく、これをクラウド上で完結できるようになったことは非常に大きな改善でした。
現場の協力も得ながら運用を進めた結果、契約更新業務は2年目に入ってさらに簡略化が進み、導入前と比較すると業務負担は大きく軽減されたと感じています。
概算ではありますが、契約更新月においては、店長・調理長それぞれで10時間以上の工数削減につながったのではないかと見ています。
■ 紙業務と個人情報管理の負担軽減
店長や調理長にとっても、スタッフとの労働条件通知書のやり取りを紙で行うことは負担が大きく、これをクラウド上で完結できるようになったことは非常に大きな改善でした。
さらに、PA採用に関する手続きもクラウド上で管理できるようになりました。
これにより、履歴書やマイナンバーの受け渡し状況を、スタッフ、店舗、本社のそれぞれの段階でタイムリーに確認できるようになり、紙書類の紛失リスクも低減されました。
本社としても進捗を把握しやすくなり、スタッフにとっても、紙よりクラウド上で管理されるほうが安心感につながっているのではないかと感じています。
■ 既存システムとの連携による一元管理
これらの情報がまかせてネットで連携し、さらに会計ソフトとも接続できるようになったことで、同じ数値を一気通貫で管理できる体制が整いました。
従来は、会計ソフトと労務管理側で数値に差異が生じるケースもありましたが、そうした関連ミスの抑制にもつながっています。
導入前後のサポート対応
導入前は、まだサービスが完成段階に至っていない時期でもあったため、実運用を見据えてさまざまな意見をお伝えしました。
なかでも印象に残っているのは、一度構築した採用フローを再度見直していただいたことです。当初は、スタッフ本人が情報を入力する、できるだけ簡便な採用フローを設計していただいていましたが、店舗側からは、これまでまかせてネットで運用していた流れに近い形で、店舗側がスタッフ情報を入力したいという要望がありました。
そのため、現場の運用実態に合わせるかたちで、従来の業務フローに近い形へ再構築していただきました。
こちらとしてはご負担をおかけした部分もあったかと思いますが、実際の業務に即して柔軟に対応していただけたことで、安心して導入を進めることができました。
導入後も、ジャストプランニングの皆様には、口頭でお伝えした要望であっても丁寧に整理し、一つひとつ対応していただいています。
その時点では技術的に難しい内容であっても、そのままにせず、時間をかけて改善につなげていただいたケースもありました。
当初想定していた課題の解消にとどまらず、「さらに簡略化できる点はないか」という視点で継続的に提案をいただいており、結果として、当初の想定以上に使いやすいシステムへと進化していると感じています。
今後の展望
現在も毎月打ち合わせの機会をいただいており、システムが着実に前進している実感があります。
今後のHR領域においては、顔写真や保有資格の登録、組織図の可視化など、タレントマネジメントの観点を取り入れた機能拡張にも期待しています。
さらに、適性検査の結果やスタッフ同士の相性といった情報まで本部側で把握できるようになれば、人材活用の幅はさらに広がるのではないかと考えています。
これまで多くの要望をお伝えしてきましたが、その一つひとつに真摯に向き合っていただいていることには感謝しています。
また、他社のHRソフトは高価格帯のものも少なくありませんが、その点でまかせてHRは導入のハードルが比較的低いと感じています。
ただ、ただ、価格面以上に大きな魅力だと感じているのは、担当の方々がクライアントに対して非常に親身に対応してくださることです。その点も含めて、安心しておすすめできるサービスだと考えています。
スター食堂株式会社
ブランド名：スター食堂
飲食店運営
本社所在地：京都府京都市
事業内容：レストラン・デリカテッセン運営 ほか
創業当初は3人で始めた小さな洋食店からスタートし、現在は洋食、居酒屋、ブライダル、焼肉店、惣菜店など、食にまつわる多彩な業態を展開しています。京都で100年の歴史を持つ老舗企業として、17のレストランとデリカテッセンを経営しています。
※掲載内容は取材当時のものです。
