紙・Excel中心の管理から脱却。売上・勤怠・発注を一元化し、店舗運営を効率化｜株式会社京橋千疋屋様
導入サービス
株式会社京橋千疋屋
総務部長 山本様
利用サービス
売上管理・勤怠管理・発注管理・HACCP・HR
要約｜導入のポイント
・紙のタイムカードやExcelへの再入力など、勤怠管理の手作業を削減
・スマレジの売上データを改めて入力する作業が不要に
・勤怠データの作成時間を大幅に短縮
・部門別売上や他店舗の売上、生産性などを確認・分析できる環境を構築
・HRシステムの導入で、面接後から入社までの手続き・管理を効率化
創業百余年、「果物専門店」として、果物の品質と熟度を吟味・厳選し、お客様の期待に応え続けてきた株式会社京橋千疋屋様。
店舗運営を支える業務では、以前、勤怠を紙のタイムカードで管理し、その内容をExcelや給与計算ソフトへ繰り返し入力するなど、手作業による負担が発生していました。そこで、売上・勤怠・発注といった店舗運営に必要な業務を一つの仕組みの中で管理・運用できる環境を目指し、「まかせてネット」を導入しました。
現在では、スマレジの売上データを改めて入力する必要がなくなり、勤怠データの作成時間も大幅に短縮。店舗では他店舗との比較、本部では部門別売上や生産性の分析など、日々の店舗運営や経営判断にも活用されています。今回は、導入前に抱えていた課題や「まかせてネット」を選んだ理由、導入後に感じている変化、今後の展望について伺いました。
導入前の課題
■ 紙とExcelを使った勤怠管理に手間がかかっていた
ジャストプランニングに相談する以前は、勤務表（タイムカード）を紙で管理しており、勤怠管理の大部分をアナログな作業で行っていました。従業員が紙のタイムカードを打刻し、その内容をExcelへ入力し直したうえで印刷・提出し、さらに給与計算ソフトへ再入力するなど、同じ情報を複数回手入力する必要がありました。こうした重複入力が、店舗・本部双方の大きな業務負担になっていました。
そこで、勤怠や売上などを個別に管理するのではなく、売上・勤怠・発注といった店舗運営に必要な業務を、一つの仕組みの中で管理・運用できる環境を構築したいと考えるようになりました。重複入力などのアナログ業務を削減し、店舗・本部双方の業務を効率化することが目的でした。
導入の決め手は？
「まかせてネット」を知ったきっかけは、会計士から紹介された複数の管理システムの中に、ジャストプランニングのサービスがあったことです。
それ以前にも複数社のシステムを実際に試していましたが、運用に合わせた細かな調整や変更への対応が難しく、自社の業務にフィットするシステムを見つけられずにいました。
その後、ジャストプランニングから提案を受け、既存の仕組みに業務を合わせるのではなく、実際の運用に合わせて柔軟に調整できる点を評価し、導入を決定しました。
最も魅力を感じたのは、顧客ごとの業務や運用に合わせたカスタマイズの柔軟性です。
単にシステムを導入するだけではなく、現場の実情を踏まえて仕組みを調整できること、細かな要望まで汲み取り、自社の運用に合った仕組みを構築できることが、最終的な決め手になりました。
導入後の効果について
■ 売上データの再入力が不要になり、部門別売上も把握できるように
導入後、特に効果を感じているのが、これまで手作業で行っていた入力業務が大幅に減ったことです。
売上管理では、スマレジのデータを改めて入力する必要がなくなりました。
データ連携の費用はかかりますが、それ以上に、日々の入力作業の手間が減ったことを大きな効果として感じています。
さらに、以前から課題となっていた部門ごとの売上も把握できるようになりました。
店舗では、自店舗だけでなく他店舗の売上状況も確認しながら、売上や利益の良し悪しを比較・分析しています。
本部では、売上や生産性の状況、部門ごとの売上構成の変化などを確認し、店舗運営や経営判断に活用しています。
これまで把握が難しかった部門別の売上状況を可視化できるようになったことで、数字をより細かく確認・分析できる環境が整いました。
■ 勤怠データの作成時間を大幅に短縮
勤怠管理についても、以前はデータを作成するだけでもかなりの時間がかかっていました。
現在では、その時間を大幅に短縮できています。売上データと同様に再入力の作業が減り、店舗と本部の双方で事務作業の負担が軽減され、業務が効率化されたと感じています。
■ 必要な数字を、必要なタイミングで確認できるように
システム導入による変化は、作業時間の短縮だけではありません。
店舗や本部が、必要な情報を必要なタイミングで確認できるようになったことも大きな変化です。
店舗では他店舗との比較、本部では部門別の売上や生産性の分析などにデータを活用しています。
これまでのように入力や集計そのものに時間をかけるだけでなく、確認できるようになったデータを店舗運営や経営判断に活用できる環境になりました。
■ アクセス集中を気にせず、情報確認や発注業務ができるように
導入前は、VPNを利用したファイル共有によって情報を更新していたため、アクセスが集中するとデータ更新に支障が出ることが課題でした。
現在はアクセスの集中を気にすることなく、必要な情報の確認や発注業務を行えるようになり、店舗・本部ともにスムーズに業務を進められるようになりました。
操作については慣れが必要な部分はあるものの、日常的な利用において大きな不便を感じることはありません。
■ HRシステムで、面接後から入社までの手続き・管理もスムーズに
HRシステムの導入によって、面接後から入社までの手続きや管理もスムーズになりました。
面接後の入社キャンセルも大幅に減少しています。
現在は安定して利用できていますが、今後は、店舗異動時の従業員情報をよりスムーズに確認できる仕組みや、HRと「まかせてネット」の操作性がより統一されることで、現場にとってさらに使いやすいシステムになることを期待しています。
導入後のサポート対応
システムの導入直後は、操作方法などについて問い合わせをすることもありましたが、利用を重ねる中で徐々に操作が定着しました。
現在では問い合わせをすることもほとんどなく、日常業務の中にシステムが定着しています。
大きなトラブルや不便を感じることなく、安定して利用できています。
今後の展望
今後は、時間帯別の売上など、売上分析に必要な情報をすぐに確認できるようにしていきたいと考えています。
また、売上に対してどの程度まで人件費を使えるのかを日報上で確認できるようにし、各店舗が日々の数字を意識しながら運営できる環境をつくっていきたいです。 店舗スタッフ一人ひとりが数字を見て考え、行動することで、店舗全体の運営意識をさらに高めていきたいですね。
株式会社京橋千疋屋
千疋屋は創業以来、いつの時代も変わらず、自然の恵みである果物の品質と、熟度を吟味・厳選しております。
「お客様の信頼に応え、御客様に奉仕すること」が、先代より受け継いだ経営方針の基本です。
果物へのこだわり
お客様からの信頼にお応えする品質を守り抜くために、厳しい品質管理を行っています。
味わい・香り・舌触り・姿などすべての点において「千疋屋」の観点にかなうもののみ、ご提供しております。
マスクメロンは一つの茎に一つの果実になるまで間引く「一茎一果」栽培。
いちごは、厳選したいちごを仕入れ、更に選り抜くため、1箱を作るのに3倍ものいちごを使用することもございます。
どの果物も京橋千疋屋がご提供する品質のためには厳選の努力を惜しみません。
