システム統合のメリット・デメリット【飲食店編】注意点と選び方を解説

多くの飲食店チェーンが直面している、人手不足や人件費をはじめとするコストの上昇。厳しい経営環境の中で利益を確保するには、店舗運営の非効率を減らし、スピーディーに意思決定できる体制づくりが重要です。

その有力な選択肢となるのが、売上・勤怠・仕入などのデータをつなぎ、一元的に管理する「システム統合」です。

既存システムをすべて入れ替える方法だけでなく、現在利用しているPOSレジや受発注システムを活かしながらデータを連携する方法もあります。自社の課題や既存環境に合わせて、最適な統合方法を考えることが大切です。

飲食店経営の「あるある」、システム統合で解決しませんか？

日々の業務に追われる中で、データの不整合や管理の煩雑さに頭を悩ませている経営者やマネージャーは少なくありません。

多店舗展開する飲食チェーンでは、店舗数が増えるほどシステムや管理業務も複雑になりやすく、本部と店舗の双方に負担が集中します。代表的な課題を見ていきましょう。

「売上・勤怠・仕入」データがバラバラで経営判断が遅れる

店舗ごとにPOSレジのメーカーが異なったり、売上・勤怠・仕入のシステムがそれぞれ独立して動いていたりすると、本部でのデータ突合に多くの手作業と時間がかかります。

人件費率や原価率、それらを合わせたFLコストなどの重要指標を確認するまでに時間がかかれば、異常値や予算との差に気づくタイミングも遅くなります。

経営改善をスピーディーに進めるためには、店舗から集まるデータをできるだけ早く、同じ基準で確認できる環境が必要です。

属人化した店舗オペレーションと増え続ける店長の負担

店長の重要な役割は、顧客満足度の向上やスタッフの育成、店舗の営業力強化です。しかし実際には、営業日報の作成、Excelや紙を使ったシフト管理、発注や各種報告など、多くの事務作業を抱えているケースがあります。

こうした作業が店長個人の経験やスキルに依存していると、店舗ごとに運用品質のばらつきも生まれます。

システムを連携し、入力や集計を自動化することは、単なる作業時間の削減だけでなく、店舗運営の標準化にもつながります。

人手不足なのにヘルプ勤務の管理が煩雑で人件費が合わない

人手が不足する店舗を別店舗のスタッフが応援する「ヘルプ勤務」は、多店舗チェーンでは重要な運用方法です。

一方で、誰がどの店舗で何時間働いたのかを紙や別々の勤怠データから手作業で集計していると、所属店舗と実際の勤務店舗との間で人件費を振り替える作業が発生します。

店舗数やヘルプ勤務の回数が増えるほど、本部の集計負担や入力ミスのリスクも高まります。

飲食店におけるシステム統合とは？

飲食店が収益性を高めながら持続可能な店舗運営を続けるために、重要になっているのがデジタル技術を活用したシステム統合です。

バラバラなシステムをつなぎ、データを一元管理すること

システム統合とは、店舗や本部で個別に稼働している売上管理、勤怠管理、仕入管理、給与計算などの仕組みを連携し、必要なデータを一元的に管理・活用できる状態にすることです。

必ずしもすべてのシステムを一つに入れ替える必要はありません。既存のPOSレジや受発注システムなどを残しながら、必要なデータを店舗管理システムへ取り込む方法もあります。

データを連携できれば、同じ情報を何度も手入力する二重作業を減らし、本部と店舗が共通のデータを基に業務を進めやすくなります。

なぜ今、飲食店にシステム統合が必要なのか

人件費や原材料費などのコスト管理が一層重要になる中、飲食店にはこれまで以上にスピーディーな状況把握が求められています。

各部門や店舗で情報が分断されていると、全体の経営状況を確認するまでに時間がかかり、改善すべきポイントを見逃しやすくなります。

システム間の連携によって業務の重複を減らし、売上・勤怠・仕入などのデータを経営判断へつなげられる環境を整えることが、飲食店DXの重要なポイントです。

飲食店のシステム統合で得られる5つのメリット

システム統合の効果は、単なる事務作業の省力化だけではありません。データの一元管理によって、本部と店舗の双方でさまざまな改善が期待できます。

メリット1：FLコストを見える化し、利益改善につなげやすくなる

売上データ、勤怠実績から把握する人件費、仕入データから算出する原材料費を連携することで、飲食店経営に欠かせないFLコストを確認しやすくなります。

月末の集計を待つのではなく、日々の売上・人件費・原価の状況を把握できれば、「どの店舗で人件費率が高くなっているか」「原価率に変化がないか」といったポイントを早い段階で確認できます。

問題の発見から対策までの時間を短くできることは、利益改善を進めるうえで大きなメリットです。

売上・勤怠・仕入データを連携してFLコストを管理する仕組みについては、

FLコストの見える化

で詳しく紹介しています。

メリット2：日報作成やシフト管理を効率化し、店長の負担を減らせる

POSレジとの連携によって売上情報を自動で取り込める仕組みを整えると、売上の転記や日報作成にかかる作業を削減できます。

また、勤怠管理とシフト管理を連携し、従業員の希望シフト、モデル人員、売上予測などを確認しながらシフトを作成できれば、店長の調整作業も効率化できます。

事務作業を減らすことで、店長がスタッフ育成や接客、店舗改善など、本来注力したい業務へ時間を使いやすくなります。

メリット3：全店舗の状況を把握し、迅速な経営判断につなげられる

複数のエリアやブランドを展開している企業では、各店舗から個別に報告を集めるだけでも大きな負担になります。

売上・予算・勤怠・仕入などのデータを一元管理すれば、本部側で複数店舗の状況を比較しやすくなります。

さらに、売上や仕入原価率、過重労働などの重要項目をアラートで確認できる仕組みがあれば、問題が起きている店舗を早期に把握し、迅速な対応につなげることができます。

メリット4：ヘルプ勤務の人件費も自動集計しやすくなる

店舗間のヘルプ勤務が多い企業では、「所属店舗」と「実際に勤務した店舗」が異なることがあります。

勤務した店舗での打刻情報を基に勤務店舗を自動集計し、ヘルプ従業員の人件費をヘルプ先へ反映できる仕組みであれば、本部での手作業による振替計算を減らすことができます。

店舗ごとの人件費をより正確に把握しやすくなるため、店舗別の収益管理にも役立ちます。

メリット5：データの属人化を防ぎ、店舗運営のガバナンスを強化できる

システムを統合すると、本部・エリアマネージャー・店長・一般スタッフなど、役割に応じて必要なデータや機能を表示する運用も行いやすくなります。

また、売上データやPOSジャーナルなどを活用した不正検知の仕組みを組み合わせれば、人の目だけに頼っていた監査を効率化することも可能です。

情報を一元管理し、必要な人が必要な情報を確認できる環境を整えることは、店舗運営の標準化やガバナンス強化にもつながります。

システム統合のその先へ｜集めたデータをAI活用につなげる

システム統合の目的は、バラバラだったデータを一か所に集めることだけではありません。蓄積したデータを、これからの店舗運営や経営判断に活用できる状態をつくることも重要です。

AIを活用した予測や分析の技術は今後さらに進化し、飲食店の業務でも活用できる領域が広がっていくと考えられます。そのときに重要になるのが、AIに活用できるデータが、整理された状態で蓄積されているかという点です。

売上、来客数、勤怠、仕入などのデータがシステムごとに分散し、形式もバラバラな状態では、新しいAIサービスや分析機能を導入しようとしても、まずデータを集め直すところから始めなければなりません。

一方で、日頃からデータを一元管理し、継続的に蓄積できる仕組みを整えておけば、新しいAI技術が登場したときにも、蓄積したデータを活用しやすくなります。

つまりシステム統合は、目の前の業務効率化だけでなく、将来のAI活用に備えるためのデータ基盤づくりという意味でも重要です。

すでに始まっている、AI来客予測によるデータ活用

その一例が、AIを活用した来客数予測です。これまで店長の経験や勘に頼っていた来客数の予測に、過去の売上・来客実績などのデータを活用することで、シフト作成や人員配置、仕込み、発注といった業務の精度向上につなげることができます。

「売上がどのくらいになったか」を結果が出てから確認するだけではなく、蓄積したデータを使って「これからどのくらい来店するか」を予測し、事前の店舗運営へ活かすという考え方です。

知っておきたいデメリットと導入前に確認すべき注意点

システム統合には多くのメリットがありますが、導入すれば自動的にすべての課題が解決するわけではありません。

導入後に「思っていた運用と違った」とならないよう、事前にデメリットや注意点も確認しておきましょう。

デメリット1：初期費用や運用コストがかかる

新しいシステムの導入やデータ連携、初期設定などには費用が発生します。また、導入後も月額利用料や保守費用などのランニングコストが必要になる場合があります。

重要なのはシステム費用だけを見るのではなく、現在発生している入力・集計・確認作業の工数や、システムを個別管理しているコストも含めて比較することです。

「システムを統合するといくらかかるか」だけでなく、「統合しない場合にどの程度の業務コストが発生し続けるか」という視点も持ちましょう。

デメリット2：新しいシステムに慣れるまで現場が混乱する可能性がある

操作方法や業務フローが一度に変わると、店舗スタッフや店長が戸惑い、一時的に作業負担が増える可能性があります。

そのため、システム選定時には機能数だけでなく、店舗スタッフが直感的に操作できるかを確認することが重要です。

役割ごとに必要な機能だけを表示できる仕組みなど、現場の使いやすさに配慮されているかも確認しましょう。

デメリット3：データ移行・連携時に確認作業が必要になる

既存システムからデータを移行したり、複数のシステムを連携したりする場合は、データ形式や項目の違いを整理する必要があります。

要件が曖昧なまま進めると、必要なデータが取り込めない、既存帳票と数字が合わないといった問題が起こる可能性があります。

導入前に「どのシステムから、どのデータを、どのタイミングで取り込むのか」を整理し、既存環境との連携経験があるベンダーと進めることが重要です。

自社に合うのはどれ？システム統合の3つの方法

一口にシステム統合といっても、既存環境をどこまで残すかによってアプローチは変わります。

代表的な3つの方法を比較してみましょう。

方法1：既存のPOSや勤怠システムに機能を集約する

すでに利用しているPOSレジや勤怠管理システムに必要な機能が用意されている場合、その追加機能を利用して管理領域を広げる方法があります。

使い慣れたシステムをベースにできるため、現場のオペレーション変更を比較的小さく抑えられることがメリットです。

一方で、必要な領域すべてを既存システムでカバーできるか、他システムとの連携に制約がないかは確認する必要があります。

方法2：新しい統合型プラットフォームを導入する

売上・勤怠・仕入・経費精算など、店舗運営に必要な複数の領域を一元管理できるプラットフォームを導入する方法です。

株式会社ジャストプランニングの「まかせてネット」は、売上管理、勤怠管理、仕入管理、不正検知、HRシステム、経費精算、ワークフロー、HACCPなど、多店舗運営に必要な機能を組み合わせて利用できる外食向け店舗管理システムです。

売上・勤怠・仕入などのデータを一つのシステムで管理することで、集計作業の効率化や経営情報の見える化につなげることができます。

方法3：各システムは残しつつ、データを連携させる

現在利用しているPOS、勤怠、受発注などの専門システムを残しながら、必要なデータだけを店舗管理システムへ連携する方法です。

現場の操作を大きく変えずに統合を進めやすい一方、システムごとのデータ仕様に合わせた連携設計が必要です。

「現在のPOSをすぐには入れ替えられない」「受発注システムは今のものを継続したい」といった企業では、有力な選択肢になります。

【飲食店向け】システム・ベンダー選びで失敗しないための5つのポイント

システム統合では、「多機能だから」「価格が安いから」という理由だけで選ぶのではなく、自社の店舗運営や既存システムとの相性を確認することが重要です。

ポイント1：既存のPOSレジと連携できるか

POSレジから売上データを自動で取り込めるかどうかは、日々の売上管理を効率化するうえで重要なポイントです。

複数メーカーのPOSを利用している場合は、それぞれのデータを一元管理できるかも確認しましょう。

現在利用しているPOSとの連携実績や、将来POSを変更した場合の対応まで確認しておくと安心です。

具体的な連携先や連携方法については、

まかせてネットの各種連携機能

をご確認ください。

ポイント2：飲食店の現場に即した機能があるか

飲食店では、一般的なオフィス業務とは異なる管理が求められます。

例えば、売上・勤怠・仕入を組み合わせたFLコスト管理、時間帯ごとのモデル人員を活用したシフト管理、店舗間のヘルプ勤務などは、多店舗飲食チェーンならではの業務です。

単に勤怠や売上を管理できるだけでなく、飲食店特有の業務フローを前提に設計されているかを確認しましょう。

ポイント3：自社の運用に合わせたカスタマイズは可能か

同じ飲食チェーンでも、管理帳票や承認フロー、確認したいKPIは企業によって異なります。

パッケージの標準機能にすべての業務を合わせるのではなく、自社の運用方針やルールの変更に合わせて柔軟にカスタマイズできるかを確認することが大切です。

既存帳票を残したい場合や、企業独自のレポートを作成したい場合は、導入前に対応範囲を相談しておきましょう。

ポイント4：店長やスタッフが直感的に使えるか

どれだけ高機能なシステムでも、店舗で使われなければ効果は得られません。

店長やスタッフが必要な情報へ迷わずアクセスできるか、スマートフォンからシフト希望や各種申請を行えるかなど、実際の店舗オペレーションを想定して確認しましょう。

役割に応じて必要な機能だけを表示できる仕組みも、操作ミスや現場の負担を抑えるうえで有効です。

ポイント5：導入後のサポート体制は万全か

飲食店は土日祝日や夜間も営業するため、システムトラブルが営業時間外に発生する可能性があります。

導入時の設定支援だけでなく、運用開始後の問い合わせ対応や改善提案まで受けられるかを確認しましょう。

「まかせてネット」では、24時間365日の電話サポートに加えて、専任のCS体制による運用支援も提供しています。