【Vol.29】店舗からのお知らせをスマホへ！通知アプリでシフト確認・打刻漏れ・情報共有をもっとスムーズに

ジャストプランニングでは、店舗とスタッフの情報共有をよりスムーズにする「通知アプリ」をご用意しました。

スタッフはスマートフォンのアプリから希望シフトや確定シフトを確認でき、シフト提出依頼や打刻漏れなど、対応が必要な情報を必要なタイミングで通知として受け取ることができます。

通知アプリで店舗とスタッフをつなぐ

店舗からのお知らせやシフト・勤怠情報を、スタッフのスマートフォンへ通知

飲食店では、シフト提出のお願い、確定シフトの共有、打刻漏れの修正依頼など、スタッフへの細かな連絡が日々発生します。

こうした連絡を店長が一人ひとり確認して声をかけたり、別の連絡ツールで案内したりしていると、スタッフ数や店舗数が増えるほど管理の負担も大きくなります。

通知アプリでは、これまでWEB上で確認していた希望シフトや確定シフトを、スタッフがスマートフォンのアプリから確認できます。

さらに、シフト提出依頼や打刻漏れなどの情報を通知として届けることで、「自分から確認しに行く」だけでなく、「必要な情報が届く」店舗運営を支援します。

希望シフトの提出忘れを通知で防ぐ

シフト管理で意外と手間がかかるのが、希望シフトを集めるまでのやり取りです。

提出期限を案内していても、全員がすぐに入力するとは限りません。期限が近づくたびに未提出者を確認し、店長が個別に声をかけているケースもあります。

通知アプリでは、希望シフトの提出時期に合わせて、スタッフへ提出依頼を自動で通知できます。

また、提出期限が近づいたタイミングや当日にリマインドを設定することで、「うっかり提出を忘れていた」という状況にも気づきやすくなります。

毎回同じ「シフトを提出してください」という声かけを、仕組みで補う。
これにより、店長はシフト回収のための連絡作業を減らし、シフト調整そのものに時間を使いやすくなります。

確定シフトや追加募集もすぐにお知らせ

希望シフトを集めた後は、店長が勤務予定を調整し、シフトを確定します。

通知アプリでは、シフトが確定したことをスタッフへ一斉に通知できます。

スタッフは通知を受け取った後、そのままアプリから自分の確定シフトを確認できます。

また、急な欠員や繁忙日の人員不足などで追加のスタッフを募集したい場合には、店舗からシフト追加募集のお知らせを送ることもできます。

シフトの提出から確定後の確認までをつなげることで、店長とスタッフ双方にとって分かりやすい運用につながります。

打刻漏れに早く気づける仕組みへ

勤怠管理で店長の確認負担になりやすいもののひとつが、打刻漏れです。

出勤・退勤などの打刻に不整合がある場合、店舗側で対象者を確認し、本人へ修正を依頼する必要があります。

しかし、月末の締め作業まで気づかなければ、「この日は何時まで働いていたか」とスタッフ本人に確認するところから始めなければならないケースもあります。

通知アプリでは、打刻漏れが発生した場合に、設定したタイミングでスタッフへ自動通知することができます。

必要に応じて店長側にも通知することで、スタッフ本人と店舗責任者の双方が打刻漏れに早く気づき、修正につなげやすくなります。

まかせてネットの勤怠管理では、希望シフト、打刻実績、打刻修正、承認、勤怠集計、締め処理、給与連携までを一つの流れで管理できます。

通知アプリは、その中で発生する「確認してほしい」「対応してほしい」という情報を、必要な人へ届ける役割を担います。

店長が確認したい情報も通知

通知アプリで届けられるのは、スタッフ向けのシフト・勤怠情報だけではありません。

店長向けには、店舗運営の中で確認が必要な情報を通知することもできます。

• ・スタッフの打刻漏れ
• ・HACCPなど日々の確認項目の未実施
• ・売上予算に対する進捗状況
• ・その他、店舗運営で確認が必要な情報

店長は、シフト、勤怠、売上、衛生管理など、営業中に多くの情報を確認しなければなりません。

すべての管理画面を定期的に開いて異常がないか探すのではなく、「確認が必要になったときに通知で気づく」仕組みにすることで、確認漏れの防止を支援します。

店舗からスタッフ個人への連絡にも活用

自動通知だけでなく、店舗からスタッフへ伝えたい情報を送ることもできます。

店舗のPCからスタッフ個人へメッセージを送り、その内容をスタッフのアプリへ通知することで、個別に伝えたい連絡にも活用できます。

これまで紙の掲示や口頭、個別の連絡ツールなどに分かれていた情報共有を、シフトや勤怠とつながった仕組みの中で行えるようになります。

大切なのは、通知そのものを増やすことではありません。

「誰に・何を・いつ知らせるか」を店舗業務に合わせて整理し、必要な人へ必要な情報を届けることが、通知を活用するポイントです。

まとめ：確認しに行くから、必要な情報が届くへ

飲食店では、シフト提出、確定シフト、打刻漏れ、HACCP、売上進捗など、日々さまざまな「確認」と「連絡」が発生しています。

通知アプリを活用することで、こうした情報をスタッフや店長へ必要なタイミングで届けることができます。

• ・希望シフトの提出時期を自動でお知らせ
• ・確定したシフトをスタッフへ通知
• ・急なシフト追加募集をお知らせ
• ・打刻漏れに早く気づき、修正を促す
• ・HACCPや予算進捗など店長が確認したい情報を通知
• ・店舗からスタッフ個人へのメッセージを通知

「自分で確認しに行く」から、「必要なことが必要なタイミングで届く」店舗運営へ。

まかせてネットは、打刻からシフト管理、勤怠実績、締め処理、給与連携までの業務を一元化するとともに、通知による情報共有を組み合わせることで、スタッフが働きやすく、店長も管理しやすい店舗運営を支援します。