給与明細はスマホで確認！勤怠管理から給与明細までを効率化する方法

給与明細の配布、毎月こんな手間がありませんか？

給与明細の配布は、毎月必ず発生する業務です。

特に多店舗を運営する企業では、従業員数が増えるほど印刷・仕分け・配布などの作業量も増えていきます。

給与計算自体はシステム化されていても、給与明細の受け渡しは紙のまま、という企業もあるのではないでしょうか。

例えば、月に数回しか勤務しないアルバイトスタッフの場合、給与明細の受け取りが次の出勤日になることも考えられます。

また、本部では給与明細を店舗ごとに仕分けし、店舗責任者がスタッフに手渡すなど、複数の担当者が関わる運用になりがちです。

こうした業務は1回あたりの負担が小さくても、毎月繰り返されることで大きな作業量になります。

そこで見直したいのが、給与明細を「紙で渡す」から「スタッフが自分で確認する」運用への切り替えです。

勤怠管理から給与明細まで、3つのステップでつなぐ

ここで重要なのは、まかせてネット自体で給与計算を行うわけではないという点です。

勤怠管理、給与計算、給与明細の確認を、それぞれの役割に分けて運用します。

STEP 1｜まかせてネットで勤怠実績を集計する

まず、まかせてネットで日々の打刻や勤務時間、残業時間、有休などの勤怠情報を管理します。

打刻漏れや修正申請の確認、日次・月次の締め処理を行い、給与計算に必要な勤怠データを準備します。

まかせてネットの勤怠管理では、店舗ごとの勤怠実績を集計し、本部で確認することもできます。

STEP 2｜給与計算は従来のソフトで実施する

勤怠データを外部の給与計算ソフトに連携し、給与計算を行います。

基本給や各種手当、控除などの計算は、現在利用している給与計算ソフトで引き続き実施します。

給与計算のために、まかせてネットへシステムをすべて置き換える必要はありません。

STEP 3｜計算後の給与明細をまかせてネットで確認

給与計算が完了したら、給与明細データをまかせてネットへ取り込みます。

スタッフは自分のスマートフォンから給与明細を確認できます。

給与計算を行うシステムと、給与明細を確認するシステムの役割を分けることで、既存の給与計算環境を活かした電子化が可能になります。

給与明細はスマホで確認！スタッフにも便利な仕組み

給与明細の電子化で大きく変わるのが、スタッフの給与明細の受け取り方です。

紙の給与明細では、店舗責任者から直接受け取る必要があり、勤務日によっては受け取りまで時間が空く場合があります。

まかせてネットの給与明細オプションを利用すると、スタッフが自分のスマートフォンから給与明細を確認できます。

例えば、大学生アルバイトや勤務日数の少ないスタッフでも、給与明細が公開されれば次の出勤日を待たずに確認できます。

紙の給与明細を持ち帰ったり、保管場所を確保したりする必要もなくなります。

源泉徴収票はPCから確認可能

給与明細だけでなく、源泉徴収票の確認にも対応しています。

給与明細はスマートフォンから、源泉徴収票はPCから確認できます。

年末調整後の書類確認など、給与明細以外の場面でも活用できます。

給与明細の電子化で、本部・店舗・スタッフの負担を軽減

給与明細の電子化は、スタッフの利便性を高めるだけではありません。

毎月の給与明細に関わる、本部や店舗の業務改善にもつながります。

本部｜印刷・仕分け・配布準備の効率化

紙の給与明細では、従業員ごとの明細を印刷し、店舗別に仕分ける作業が発生します。

電子化することで、こうした作業を削減でき、印刷用紙や封筒などのコスト削減にもつながります。

店舗｜スタッフへの手渡し業務を軽減

店舗責任者が給与明細を預かり、スタッフ一人ひとりに手渡している場合、受け渡しや未配布分の管理が必要になります。

給与明細をスマートフォンから確認できるようにすることで、こうした店舗側の作業を減らせます。

スタッフ｜自分のタイミングで給与明細を確認

スタッフは給与明細を受け取るために出勤日を待つ必要がなくなり、スマートフォンから確認できるようになります。

勤務日数の少ないアルバイトスタッフや、勤務時間が不規則なスタッフにとっても便利な仕組みです。

特に、多店舗展開している飲食チェーンでは、店舗数や従業員数が増えるほど給与明細の配布に関わる作業も大きくなります。

また、給与情報は個人情報でもあるため、紙の取り違えや紛失を防ぐ観点からも、運用方法の見直しは重要です。

重要なのは、単に紙をなくすことではありません。

本部が配布する手間を減らし、スタッフが必要なときに確認できる仕組みをつくることが、給与明細の電子化の目的です。

今の給与計算ソフトを活かせる「まかせてネット」

給与明細を電子化したいと思っても、「今使っている給与計算ソフトを変えなければいけないのでは？」と心配される企業もあるかもしれません。

しかし、給与明細を電子化するために、給与計算の仕組みまで入れ替える必要はありません。

まかせてネットでは、勤怠データを外部の給与計算ソフトに連携し、計算後の給与明細データを取り込む運用が可能です。

これまでの給与計算業務を活かしながら、給与明細の確認方法をデジタル化できます。

「まかせてネット」は、打刻やシフト作成、勤怠実績の管理、締め処理、給与計算ソフトとの連携まで、店舗と本部の勤怠業務をサポートします。

そこに給与明細オプションを組み合わせることで、給与計算後の明細確認まで含めた運用ができます。

なお、ご利用中の給与計算ソフトによって、連携方法や取り込みデータの形式などが異なる場合があります。具体的な運用方法については事前にご相談ください。

「まかせてネット」の給与明細オプションなら、現在の給与計算ソフトを活かしながら、給与明細の配布・確認を電子化できます。

給与計算の仕組みを大きく変えずに、毎月の配布業務を見直せることが特長です。

まとめ：給与計算はそのまま、給与明細の確認をもっと便利に

毎月の給与関連業務を効率化するには、給与計算だけでなく、その前後の勤怠管理や給与明細の配布方法まで見直すことが重要です。

「まかせてネット」なら、既存の給与計算ソフトを活かしながら、勤怠管理と給与明細の確認をつなげられます。

毎月の給与明細を、紙で配る運用からスマホで確認する運用へ。

スタッフの利便性を高めながら、店舗・本部の事務作業も減らすために、給与明細の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。