【Vol.19】紙の採用・契約手続きをクラウド化。500名超のスタッフ管理を効率化した「まかせてHR」導入事例

多店舗飲食企業で起こりやすい人事労務の課題

アルバイト・パートスタッフが多い飲食企業では、入社や契約更新のたびに多くの書類対応が発生します。

飲食チェーンでは、店舗ごとにアルバイト・パートスタッフの採用や入社手続きが発生します。
履歴書の回収、雇用契約書の作成、労働条件通知書の確認、交通費申請、マイナンバーなどの個人情報管理まで、対応範囲は多岐にわたります。

店舗数やスタッフ数が増えるほど、紙書類のやり取りは複雑になります。
店舗で記入してもらった書類を本部へ送付し、本部で内容を確認。不備があれば店舗へ差し戻す必要があり、こうした流れが繰り返されることで、確認作業や問い合わせ対応に多くの時間を取られてしまいます。

さらに、紙の書類は保管場所の確保が必要になるうえ、紛失や確認漏れのリスクも避けられません。
特に、マイナンバーなどの個人情報を扱う場合は、より慎重な管理体制が求められます。

• ・入社書類や雇用契約書の作成・回収に時間がかかる
• ・店舗と本部の間で書類の受け渡しが発生する
• ・紙書類の保管や確認に手間がかかる
• ・契約更新月に店舗責任者の業務が集中する
• ・採用や契約更新の進捗状況を一覧で把握しにくい

こうした課題を解決するためには、入社手続きや雇用契約、必要書類の提出をクラウド上で完結できる仕組みが必要です。

スター食堂様が抱えていた紙運用の負担

紙の契約書や個人情報書類は、店舗・本部双方に確認や保管の負担がかかります。

スター食堂株式会社様は、京都を中心に複数の飲食店舗を展開されています。長年にわたり地域に根ざした店舗運営を行う中で、500名を超えるスタッフの人事労務管理が必要になっていました。

導入前は、履歴書、労働条件通知書、マイナンバー関連書類などを紙で管理しており、店舗と本部の間で書類の受け渡しや確認が発生していました。

特に契約更新の時期には、店長や調理長が対象スタッフの確認、書類準備、記入依頼、回収、本部への提出などに対応する必要があり、通常業務と並行して大きな負担になっていました。

課題は、単に「紙が多い」ことだけではありません。
店舗・本部・スタッフの間で、誰がどこまで対応しているのかを確認しにくいことも、大きな負担になっていました。

まかせてHR導入で何をクラウド化したのか

スター食堂様では、「まかせてHR」を導入することで、これまで紙で行っていた採用・契約更新・個人情報管理に関する業務をクラウド化しました。

スタッフはスマホから必要な情報を入力し、書類を電子提出できます。店舗や本部の担当者は、提出状況や確認状況をシステム上で把握できるため、電話や紙のやり取りに頼らず進捗を確認しやすくなります。

入社手続きに必要な情報入力、書類提出、契約締結をクラウド上で進められます。

導入前は、入社書類の作成、郵送、記入捺印、必要書類の準備、問い合わせ対応、返送、確認、入社情報入力、ファイリング、保管といった多くの工程が発生していました。

まかせてHRを活用することで、入社情報の提出依頼、スマホでの入力・電子提出、手続き書類の自動作成・電子承認へと流れを整理できます。

導入後に変わった店舗と本部の業務

まかせてHRの導入により、スター食堂様では、採用や契約更新に関する進捗をクラウド上で確認できるようになりました。

これまで店舗と本部の間で紙を受け渡ししていた業務がシステム上で進められるようになり、スタッフ・店舗・本部それぞれの段階で状況を確認しやすくなりました。

特に大きな効果として、契約更新月における店長・調理長の作業時間が、それぞれ10時間以上削減されました。

店舗責任者は、採用や契約更新の紙対応にかけていた時間を減らし、店舗運営やスタッフ育成など、本来注力したい業務に時間を使いやすくなります。

サービス内容：まかせてHRでできること

まかせてHRは、入社手続きから従業員情報の管理、お知らせ配信まで、人事労務に関わる業務をクラウド上で効率化するHRシステムです。

スタッフがスマホから情報を入力できるため、紙の書類を配布・回収する手間を減らせます。提出された情報はリスト化され、店舗別・従業員別に確認や管理が可能です。

• ・入社手続きに必要な情報をスマホから入力
• ・雇用契約書や入社誓約書をシステム上で締結
• ・マイナンバーカード、年金手帳、前職源泉徴収票などを電子提出
• ・交通費申請・承認をシステム上で対応
• ・従業員情報を店舗ごとにリスト化
• ・登録編集履歴で、いつ何を変更したか確認
• ・お知らせ掲示板で既読・未読を確認

まかせてHRは、入社手続きだけでなく、その後の従業員管理まで見据えたシステムです。
採用から入社、契約、情報管理までを一つの流れで整理することで、店舗と本部双方の負担軽減につながります。

まかせてネット勤怠管理との連携で広がる活用

まかせてネット勤怠管理と連携することで、従業員リストを自動連携できます。

まかせてHRは、まかせてネットの勤怠管理と連携することで、従業員リストを自動連携できます。

これにより、入社時に登録した従業員情報を、勤怠管理やシフト管理などの業務にも活用しやすくなります。店舗運営に必要な人事情報と勤怠情報をつなげることで、よりスムーズな管理が可能になります。

スター食堂様でも、すでにまかせてネットEXで売上管理・勤怠管理を利用されていたことから、既存の運用に近い形でHR機能を追加しやすい点が導入の後押しになりました。

新しいシステムを一から覚えるのではなく、これまで使っていたサービスと近い操作感で人事労務のデジタル化を進められることは、現場定着の面でも大きなポイントです。

こんな企業におすすめです

まかせてHRは、特にアルバイト・パートスタッフが多い飲食チェーンや、多店舗展開企業に適したサービスです。

店舗と本部の間で発生している紙書類のやり取りを減らし、入社手続きや契約更新の進捗を見える化したい企業におすすめです。

人事労務のデジタル化は、人事部門だけの効率化ではありません。
店舗責任者の確認作業や書類回収の負担を減らし、現場が店舗運営に集中しやすい環境づくりにもつながります。

まとめ：紙の人事労務から、店舗と本部で見えるHR管理へ

スター食堂様の事例からわかるのは、多店舗飲食企業の人事労務では、紙の書類管理そのものだけでなく、店舗と本部の間で進捗を確認しにくいことが大きな負担になっているということです。

まかせてHRは、入社情報の入力、雇用契約書の締結、入社書類の提出、交通費申請、従業員リスト管理、お知らせ掲示板などをクラウド上で行えるHRシステムです。

紙の入社手続きや契約更新業務をクラウド化することで、店舗・本部・スタッフそれぞれが状況を確認しやすくなり、契約更新月の業務負担軽減にもつながります。

「入社手続きが紙中心で手間がかかっている」「契約更新の時期に店舗責任者の負担が大きい」「個人情報管理を見直したい」と感じている場合は、まずは現在の業務フローを整理し、クラウド化できる手続きを確認してみてはいかがでしょうか。

まかせてHRの詳しい機能や活用イメージは、以下のページよりご確認ください。