飲食店の場合、店舗は通常営業を続ける一方で、本部では経理・人事・総務・運営担当者などが順番に不在になるケースも少なくありません。
そんな時期に、こんなやり取りが増えていないでしょうか。
「この修繕依頼、どうなっていましたっけ？」
「〇〇さんが休みなので、戻ったら確認します」
「申請は出しているはずなんですが、今どこまで進んでいますか？」
問題は、担当者が休みを取ることではありません担当者がいないと、申請の状況が分からなくなることです。
本記事では、飲食店で起こりやすい申請・承認業務の困りごとと、担当者不在でも業務を止めないための見直しポイントを解説します。
飲食店で起こりやすい申請・承認の困りごと
- 店長や社員の休暇申請
- アルバイト採用申請
- 備品購入申請
- 店舗設備の修繕依頼
- 稟議申請
- 契約書や捺印申請
これらをメールや紙、Excelで管理している場合、普段は問題なく回っているように見えても、担当者が不在になった途端に状況が分かりにくくなることがあります。
例えば、店舗から「修繕依頼の件はどうなっていますか？」と連絡が来たとします。
そのときに、過去のメールを探したり、別の担当者に確認したりしないと答えられない状態であれば、申請業務の進め方を見直すタイミングかもしれません。
「確認します」が増えると、店舗も本部も負担が増える
申請状況がすぐに分からないと、本部では確認作業が増えていきます。
例えば、備品購入申請ひとつを確認する場合でも、次のような作業が発生します。
- 申請メールを探す
- 誰が承認する予定だったか確認する
- 今どこで止まっているのか確認する
- 承認済みなのか、差し戻しなのか確認する
- 店舗へ状況を連絡する
一つひとつは小さな作業でも、複数店舗から問い合わせが重なると、本部の負担は大きくなります。
また、店舗側も状況が分からないまま待つことになります。
備品購入、修繕対応、採用申請などは、店舗運営に関わることも多いため、確認に時間がかかるほど現場にも影響が出やすくなります。
本来すぐに確認できるはずの内容に、毎回時間がかかってしまう。これが、申請・承認業務で起こりやすい課題です。
よくあるケース：誰の承認待ちか分からない
店舗責任者
↓
エリアマネージャー
↓
本部責任者
↓
経理・総務
この流れ自体に問題があるわけではありません。問題は、今どの段階にあるのかが見えないことです。
「エリアマネージャーの確認待ちなのか」
「本部責任者の承認待ちなのか」
「経理処理まで進んでいるのか」
このような状況がすぐに分からないと、確認する人も、待っている店舗も、余計な時間を使うことになります。
夏季休暇の時期は、こうした“見えにくさ”が表面化しやすいタイミングです。
ただし、これは夏休みだけの問題ではありません。出張、異動、退職、急な体調不良などでも同じことが起こります。
担当者不在でも状況が分かる状態とは
担当者不在でも業務を止めないために大切なのは、休み中の担当者に連絡することではありません。
必要なのは、担当者本人に聞かなくても、申請の進捗や履歴を確認できる状態を作ることです。
例えば、次のようなことがすぐに分かると、本部の確認作業は大きく減らせます。
- 誰が、いつ申請したのか
- 今、誰の確認待ちなのか
- 承認済みなのか、差し戻しなのか
- 誰が、いつ承認・差し戻ししたのか
- 申請から承認までの流れが残っているか
これらが確認できれば、担当者が休みでも、別の人が現在の状況を把握しやすくなります。
また、申請から承認・差し戻しまでの履歴が残っていれば、後から確認が必要になった場合も、過去のメールやチャットを探し回る手間を減らせます。
店舗から問い合わせがあった場合も、申請状況や履歴を確認して回答しやすくなります。
その結果、店舗も本部も余計な確認作業を減らしやすくなります。
まかせてネット ワークフローでできること
まかせてネット ワークフローを活用すると、申請から承認、決裁までの流れを一元管理できます。
担当者個人のメールや記憶に頼らず、誰でも状況を確認できる環境づくりにつながります。
稟議申請、休暇申請、捺印申請など、さまざまな申請書をノーコードで作成できます。専門知識がなくても、業務内容に合わせた申請フォームを用意しやすくなります。
店舗責任者、エリアマネージャー、本部責任者など、承認が必要な流れを自社の運用に合わせて設定できます。複雑な承認経路にも対応しやすくなります。
申請や承認依頼があると、メールやダッシュボードで通知できます。確認漏れや対応遅れを防ぎ、承認業務をスムーズに進めやすくなります。
申請から承認、決裁までの履歴を残せます。誰が、いつ、どのように判断したのかを後から確認できるため、改ざん防止や監査対応にも効果的です。
こうした機能により、担当者が不在でも申請状況を把握しやすくなり、「この申請どうなった？」という確認作業の削減につながります。
休み中の担当者に連絡しなくても、今どこまで進んでいるのかを確認しやすくなることが大きなメリットです。
飲食店で活用しやすい申請例
- 休暇申請：店長や社員の休暇申請を管理しやすくなります。
- 採用申請：アルバイト採用の申請・承認状況を確認しやすくなります。
- 備品購入申請：店舗からの購入依頼を整理し、承認漏れを防ぎやすくなります。
- 修繕依頼：設備トラブルなど早めの対応が必要な案件も、申請から承認までの状況を確認しやすくなります。
- 稟議申請：複数部署にまたがる確認や承認をスムーズに進めやすくなります。
- 捺印申請：契約書や各種書類の確認状況を残しやすくなります。
日々の申請をまとめて管理できるようになると、担当者ごとの記憶や個別のメールに頼らずに、業務を進めやすくなります。
まとめ：大切なのは「誰でも状況を確認できる」こと
- 担当者が不在になると、申請状況が分からなくなることがある
- 飲食店では、修繕依頼・採用申請・備品購入申請など、店舗運営に関わる申請が日々発生する
- メールや紙で管理していると、誰の承認待ちなのか、どこで止まっているのかが見えにくくなる
- 申請状況や承認履歴を確認できる状態を作ることで、担当者不在時の確認作業を減らしやすくなる
- ワークフローシステムを活用することで、申請から承認・決裁までの流れを一元管理しやすくなる
夏季休暇の時期は、普段は見えにくい申請・承認業務の課題に気づきやすいタイミングです。
大切なのは、担当者が不在でも、別の人が状況を確認できることです。
申請の流れや履歴を見える形で管理することで、店舗からの問い合わせにも対応しやすくなり、本部の確認作業も減らしやすくなります。
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